green arm

Центр надання адміністративних послуг м. Харкова

email phone

Отримати консультацію

+38057-725-03-33

+38063-725-03-33

+38098-725-03-33

+38099-725-03-33

Затверджено

рішенням   16 сесії    Харківської

міської ради 6 скликання від 22.06.2012р.

№ 763/12  «Про оптимізацію надання

адміністративних послуг  в м.  Харкові»

(зі змінами)                                                

 

 

       

ПОЛОЖЕННЯ

про Центр надання адміністративних послуг м. Харкова

 

1. Положення про Центр надання адміністративних послуг м. Харкова встановлює основні засади організації діяльності, визначає структуру та компетенцію Центру надання адміністративних послуг м. Харкова та його територіальних підрозділів (далі – ЦНАП).

Порядок взаємодії, що встановлюється цим Положенням, є обов'язковим до виконання для всіх, хто бере участь у роботі ЦНАП.

У разі, якщо чинним законодавством передбачено інший порядок надання адміністративних послуг, ніж той, що визначено цим Положенням, застосовуються норми чинного законодавства.

Основні вимоги до організації прийому відвідувачів у ЦНАП, порядок його діяльності, зокрема порядок дій учасників ЦНАП у ході надання адміністративних послуг, визначається Регламентом Центру надання адміністративних послуг м. Харкова, який затверджується міською радою.

 2. Центр надання адміністративних послуг м. Харкова – це постійно діючий робочий орган Харківської міської ради, в якому надаються адміністративні послуги через адміністратора шляхом його взаємодії із суб'єктами надання адміністративних послуг.

Центр надання адміністративних послуг м. Харкова утворюється з метою забезпечення надання адміністративних послуг при Харківській міській раді.

3. Рішення щодо утворення, ліквідації або реорганізації ЦНАП приймається міською радою.

4. ЦНАП у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, цим Положенням.

5. Основними завданнями ЦНАП є:

- організація надання адміністративних послуг у найкоротший термін та за мінімальної кількості відвідувань суб’єктів звернень;

- спрощення процедури отримання адміністративних послуг та поліпшення якості їх надання;

- забезпечення інформування суб’єктів звернень про вимоги та порядок надання адміністративних послуг, що надаються через адміністратора.

6. У ЦНАП забезпечується надання адміністративних послуг через адміністратора шляхом його взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.

Перелік адміністративних послуг, які надаються через ЦНАП, суб’єктами надання яких є органи виконавчої влади, визначається органом (посадовою особою), що прийняв рішення про його утворення, та включає адміністративні послуги органів виконавчої влади, перелік яких затверджується Кабінетом Міністрів України.

На підставі узгоджених рішень Харківської міської ради з Харківською обласною державною адміністрацєю ЦНАП може забезпечувати також надання адміністративних послуг Харківській обласній державній адміністрації.

7. У ЦНАП за рішенням Харківської міської ради може здійснюватися прийняття звітів, декларацій та скарг, розгляд яких віднесено до повноважень Харківської міської ради.

8. У приміщеннях, де розміщується ЦНАП, можуть надаватися супутні послуги (виготовлення копій документів, ламінування, фотографування, продаж канцелярських товарів, надання банківських послуг тощо) суб’єктами господарювання, добір яких здійснюється на конкурсній основі за критеріями забезпечення мінімізації матеріальних витрат та витрат часу суб’єкта звернення.

9. У роботі ЦНАП беруть участь:

- Харківська міська рада та її виконавчі органи на підставі затвердженого переліку адміністративних послуг;

- Харківська обласна державна адміністрація на підставі укладеної угоди про співробітництво;

- територіальні органи виконавчої влади на підставі укладених угод про співпрацю;

- адміністратори ЦНАП.

10. Суб’єкт звернення для отримання адміністративної послуги у ЦНАП звертається до адміністратора – посадової особи міської ради, яка організовує надання адміністративних послуг.

11. Адміністратор призначається на посаду та звільняється з посади міським головою. Кількість адміністраторів, які працюють у ЦНАП, визначається міською радою.

12. Адміністратор має іменну печатку.

13. Основними завданнями адміністратора є:

- надання суб’єктам звернень вичерпної інформації і консультацій щодо вимог та порядку надання адміністративних послуг;

- прийняття від суб’єктів звернень документів, необхідних для надання адміністративних послуг, здійснення їх реєстрації та подання документів (їх копій) відповідним суб’єктам надання адміністративних послуг не пізніше наступного робочого дня після їх отримання з дотриманням вимог Закону України «Про захист персональних даних»;

- видача або забезпечення надсилання через засоби поштового зв’язку суб’єктам звернень результатів надання адміністративних послуг (у тому числі рішення про відмову в задоволенні заяви суб’єкта звернення), повідомлення про можливість отримання адміністративних послуг, оформлених суб’єктами надання адміністративних послуг;

- організаційне забезпечення надання адміністративних послуг суб’єктами їх надання;

- здійснення контролю за додержанням суб’єктами надання адміністративних послуг строку розгляду справ та прийняття рішень;

- надання адміністративних послуг у випадках, передбачених законом;

-  складати протоколи про адміністративні правопорушення у випадках, передбачених законом.

14. Адміністратор має право:

 - безоплатно одержувати від суб’єктів надання адміністративних послуг, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери їх управління, документи та інформацію, пов’язані з наданням таких послуг, в установленому законом порядку;

-  погоджувати документи (рішення) в інших державних органах, органах місцевого самоврядування, отримувати їх висновки з метою надання адміністративної послуги без залучення суб’єкта звернення з дотриманням вимог Закону України «Про захист персональних даних»;

-  інформувати керівника ЦНАП та суб’єктів надання адміністративних послуг про порушення строку розгляду заяв про надання адміністративної послуги, вимагати вжиття заходів щодо усунення виявлених порушень;

-  посвідчувати власним підписом та печаткою (штампом) копії (фотокопії) документів і виписок з них, витягів з реєстрів та баз даних, які необхідні для надання адміністративної послуги;

- порушувати клопотання перед керівником ЦНАП щодо вжиття заходів з метою забезпечення ефективної роботи ЦНАП.

15. Здійснення матеріально-технічного та організаційного забезпечення діяльності ЦНАП покладається на Департамент адміністративних послуг та споживчого ринку Харківської міської ради.

16. Координація діяльності ЦНАП здійснюється міським головою.

Відповідальним за роботу ЦНАП визначається перший заступник міського голови.

Керівником ЦНАП є директор Департаменту адміністративних послуг та споживчого ринку (далі – керівник ЦНАП). Заступник директора Департаменту адміністративних послуг та споживчого ринку-начальник управління адміністративних послуг- адмінстратор здійснює оперативне управління та несе відповідальність за роботу ЦНАП та його територіальних підрозділів.

17. Керівник ЦНАП відповідно до завдань, покладених на ЦНАП:

- здійснює керівництво роботою ЦНАП, несе персональну відповідальність за організацію діяльності ЦНАП;

- організовує діяльність ЦНАП, у тому числі щодо взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг, вживає заходів щодо підвищення ефективності роботи ЦНАП;

- координує діяльність адміністраторів, контролює якість та своєчасність виконання ними обов’язків;

- організовує інформаційне забезпечення роботи ЦНАП, роботу із засобами масової інформації, визначає зміст та час проведення інформаційних заходів;

- сприяє створенню належних умов праці у ЦНАП, вносить пропозиції щодо матеріально-технічного забезпечення ЦНАП;

- розглядає скарги на діяльність чи бездіяльність адміністраторів;

- виконує інші повноваження згідно з актами законодавства та положенням про ЦНАП.

18. ЦНАП під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з центральними та місцевими органами виконавчої влади, іншими державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами або організаціями.

19. З метою забезпечення створення зручних та доступних умов отримання послуг суб’єктами звернень у межах міста Харкова створено 10 територіальних підрозділів ЦНАП, які забезпечують надання адміністративних послуг відповідно до переліку, який визначається розпорядженням міського голови.

20. Суб’єкти надання адміністративних послуг в рамках роботи ЦНАП здійснюють наступні функції:

- здійснюють ведення паперового та електронного документообігу з ЦНАП щодо надання адміністративних послуг згідно з регламентом ЦНАП;

- забезпечують адміністратора інформацією щодо порядків надання відповідних адміністративних послуг;

-  здійснюють консультування суб’єктів звернень у приміщеннях ЦНАП згідно з затвердженим графіком;

- здійснюють взаємодію з адміністраторами та іншими учасниками ЦНАП щодо надання адміністративних послуг.

Керівники суб’єктів надання адміністративних послуг зобов'язані забезпечити участь у роботі ЦНАП своїх уповноважених представників.

Персональний склад представників суб’єктів надання адміністративних послуг визначається наказом керівника суб’єкта надання адміністративних послуг. Копія наказу про визначення представника суб’єкта надання адміністративних послуг передається до ЦНАП протягом трьох робочих днів з дня його реєстрації.

21. Час прийому суб’єктів звернень у ЦНАП становить не менш як шість днів на тиждень та сім годин на день без перерви на обід і є загальним (єдиним) для всіх адміністративних послуг, що надаються через ЦНАП. ЦНАП не рідше ніж два дні на тиждень здійснює прийом суб’єктів звернень до 20-ї години.

За необхідністю керівником ЦНАП може встановлюватися час опрацювання документів у ЦНАП.

Прийом відвідувачів представниками суб’єктів надання адміністративних послуг здійснюється згідно з графіком, затвердженим керівником ЦНАП за пропозиціями суб’єктів надання адміністративних послуг.

За рішенням міської ради час прийому суб’єктів звернень може бути збільшено.

22. Фінансування та матеріально-технічне забезпечення діяльності ЦНАП здійснюється за рахунок державного та місцевих бюджетів.


 

Затверджено

рішенням   16 сесії    Харківської

міської ради 6 скликання від 22.06.2012р.

№ 763/12  «Про оптимізацію надання

адміністративних послуг  в м.  Харкові»

(зі змінами)



РЕГЛАМЕНТ

роботи Центру надання адміністративних послуг  м. Харкова

 

Загальні положення

 1. Регламент роботи Центру надання адміністративних послуг м. Харкова (далі – Регламент) визначає порядок організації роботи Центру надання адміністративних послуг м. Харкова та його територіальних підрозділів (далі – ЦНАП), порядок дій адміністраторів ЦНАП та їх взаємодії із субєктами надання адміністративних послуг.

2. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України «Про адміністративні послуги».

3. Надання адміністративних послуг у ЦНАП здійснюється з дотриманням таких принципів:

1) верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;

2) стабільності;

3) рівності перед законом;

4) відкритості та прозорості;

5) оперативності та своєчасності;

6) доступності інформації про надання адміністративних послуг;

7) захищеності персональних даних;

8) раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;

9) неупередженості та справедливості;

10) доступності та зручності для суб’єктів звернення.

4. ЦНАП у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, положенням про ЦНАП та регламентом ЦНАП.

 

Вимоги до приміщення, в якому розміщується ЦНАП

 

 5. ЦНАП розміщується в зручному для суб’єктів звернення місці з розвинутою транспортною інфраструктурою.

На вході до приміщень (будівлі)  розміщується інформаційна вивіска з найменуванням та графіком роботи.

Вхід до ЦНАП повинен бути облаштований пандусами та/або іншими технічними засобами для осіб з обмеженими фізичними можливостями.

На прилеглій до ЦНАП території передбачається місце для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення.

6. Приміщення ЦНАП поділяється на відкриту та закриту частини.

У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення. Суб’єкти звернення мають безперешкодний доступ до такої частини ЦНАП.

Закрита частина призначена для опрацювання документів, пошти, надання консультацій з використанням телефонного зв’язку, а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації (розміщення архіву) та включає інші приміщення, вхід до яких суб’єктам звернення забороняється.

7. Відкрита частина, яка призначена для прийому, консультування, інформування суб’єктів звернення з питань роботи ЦНАП, а також очікування розміщується при вході до ЦНАП в просторому приміщенні. Вона облаштовується в достатній кількості столами, стільцями, кріслами тощо, обладнується автоматизованою системою керування чергою.

Зазначена відкрита частина облаштовується з метою ознайомлення суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг, заповнення суб’єктами звернення необхідних документів. В ній знаходяться інформаційні стенди, а також у разі можливості – інформаційні термінали в зручному для перегляду місці, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг.

8. Сектор обслуговування (операційна зала) утворюється за принципом відкритості розміщення робочих місць. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення повинно ідентифікуватися за номером. Також робоче місце для прийому суб’єктів звернення повинно мати інформаційну табличку із зазначенням прізвища, імені, по батькові адміністратора ЦНАП та/або зазначена інформація розміщується на бейджі адміністратора.

9. Площа відкритої частини повинна бути достатньою для забезпечення зручних та комфортних умов для прийому суб’єктів звернення і роботи адміністраторів ЦНАП.

10. На інформаційних стендах та інформаційних терміналах розміщується інформація, зокрема про:

1) найменування ЦНАП, його місцезнаходження, номери телефонів для довідок, факсу, адресу веб-сайту, електронної пошти;

2) графік роботи ЦНАП (прийомні дні та години, вихідні дні);

3) перелік адміністративних послуг, які надаються через ЦНАП, та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;

4) строки надання адміністративних послуг;

5) бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;

6) платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;

7) супутні послуги, які надаються в приміщеннях ЦНАП;

8) прізвище, ім’я, по батькові керівника ЦНАП, контактні телефони, адресу електронної пошти;

9) користування інформаційними терміналами (у разі їх наявності);

10) користування автоматизованою системою керування чергою (у разі її наявності);

11) положення про ЦНАП;

12) регламент роботи ЦНАП.

11. Перелік адміністративних послуг, які надаються через ЦНАП, повинен розміщуватися у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці, у тому числі на інформаційному терміналі (у разі його наявності). Адміністративні послуги в переліку групуються за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернення та/або сферами правовідносин (законодавства), та/або суб’єктами надання адміністративних послуг.

12. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються у відкритій частині на стендах-накопичувачах або стелажах із вільним доступом до них суб’єктів звернення.

13. Особам з обмеженими фізичними можливостями забезпечується вільний доступ до інформації, зазначеної в цьому розділі, шляхом розміщення буклетів, інформаційних листів на стендах, інших необхідних матеріалів, надрукованих шрифтом Брайля, а у разі відсутності таких засобів шляхом надання допомоги адміністратором ЦНАП. За можливістю на інформаційних терміналах розміщується голосова інформація та відеоінформація, а також здійснюється інформування іншими способами, які є зручними для осіб з обмеженими фізичними можливостями.

14. На підставі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг у ЦНАП можуть надаватися адміністративні послуги безпосередньо такими суб’єктами.

 

Інформаційна та технологічна картки адміністративних послуг

 

 15. Орган, що утворив ЦНАП, а також керівник ЦНАП можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).

16. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це орган, що утворив ЦНАП, а також керівника ЦНАП, готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством.

 

Інформаційне забезпечення роботи ЦНАП

 

17. Надання допомоги суб’єктам звернення у користуванні інформаційними терміналами та автоматизованою системою керування чергою (у разі їх наявності), консультування із загальних питань організації роботи ЦНАП та порядку прийому суб’єктів звернення у ЦНАП здійснюється адміністратором ЦНАП, який також:

1) інформує за усним клопотанням суб’єкта звернення про належність порушеного ним питання до компетенції ЦНАП;

2) консультує суб’єктів звернення щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг, надає інформацію про платіжні реквізити для сплати адміністративного збору;

3) надає іншу інформацію та допомогу, що необхідні суб’єктам звернення до прийому їх адміністратором.

18. Орган, що утворив ЦНАП, створює та забезпечує роботу веб-сайту ЦНАП або окремого розділу на своєму веб-сайті, де розміщується інформація, зазначена в пункті 10 цього Регламенту, а також відомості про місце розташування ЦНАП, найближчі зупинки громадського транспорту, під’їзні шляхи, місця паркування, інша корисна для суб’єктів звернення інформація щодо роботи ЦНАП.

19. Інформація, яка розміщується в приміщеннях ЦНАП (в тому числі на інформаційних терміналах) та на веб-сайті, повинна бути актуальною і повною.

Інформація на веб-сайті ЦНАП має бути зручною для пошуку та копіювання.

20. Суб’єктам звернення, які звернулися до ЦНАП з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг ЦНАП у спосіб, аналогічний способу звернення.

 

Керування чергою в ЦНАП

 

21. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у ЦНАП вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення – для керування чергою.

22. У разі запровадження автоматизованої системи керування чергою суб’єкт звернення для прийому адміністратором ЦНАП реєструється за допомогою термінала в такій системі, отримує відповідний номер у черзі та очікує на прийом. Автоматизована система керування чергою може передбачати персоніфіковану реєстрацію суб’єкта звернення (із зазначенням його прізвища та імені).

23. У ЦНАП може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора на визначену дату та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до ЦНАП та/або електронної реєстрації на веб-сайті ЦНАП. Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені керівником ЦНАП години.

24. ЦНАП може здійснювати керування чергою в інший спосіб, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернення.

 

 

Прийняття заяви та інших документів у ЦНАП

 

 25. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі – вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі – вихідний пакет документів) здійснюється виключно в ЦНАП.

26. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, видача дублікатів, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності».

27. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у ЦНАП особисто, через уповноваженого представника, надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або в передбачених законом випадках за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

28. У разі, коли вхідний пакет документів подається уповноваженим представником суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.

29. Адміністратор ЦНАП перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі, коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.

30. При поданні вхідного пакета документів суб’єкт звернення повинен надати дозвіл на обробку, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.

31. Адміністратор ЦНАП складає опис вхідного пакета документів, у якому зазначається інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, у двох примірниках.

32. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки (штампа) відповідного адміністратора ЦНАП, а також відмітки про дату та час його складення. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи, а у разі здійснення в ЦНАП електронного документообігу може зберігатися в електронній формі.

33. Адміністратор ЦНАП під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що зазначається в описі вхідного пакета документів у паперовій та/або електронній формі.

34. Адміністратор ЦНАП здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів.

35. У разі, коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор ЦНАП не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (та/або його відскановану копію) або іншими засобами телекомунікаційного зв’язку.

36. Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор ЦНАП формує справу у паперовій та/або електронній формі та в разі потреби здійснює її копіювання та/або сканування.

37. Інформацію про вчинені дії адміністратор ЦНАП вносить до супровідного листа справи у паперовій та/або електронній формі (крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Супровідний лист справи може містити відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративних послуг.

 

Опрацювання справи (вхідного пакета документів)

 

 38. Після вчинення дій, передбачених пунктами 25-37 цього Регламенту, адміністратор ЦНАП зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня, надіслати (направити) справу суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в супровідному листі справи із зазначенням дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано.

39. Передача справ у паперовій формі від ЦНАП до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється не пізніше наступного робочого дня в приміщеннях ЦНАП.

40. Транспортування вхідних та вихідних пакетів документів між приміщеннями ЦНАП здійснюється у Скриньках для кожного територіального підрозділу, які повинні бути опечатані. Опечатування Скринь здійснюється перед кожним їх транспортуванням керівником територіального підрозділу ЦНАП шляхом заклеювання та завіряння печаткою.

Передача вхідних та вихідних пакетів документів між ЦНАП та його територіальними підрозділами здійснюється уповноваженим працівником ЦНАП.

41. У разі, якщо суб’єкт надання адміністративних послуг має свої територіальні (структурні) підрозділи у районах м. Харкова, то передача вхідних та вихідних пакетів документів може здійснюватися у відповідних територіальних підрозділах ЦНАП. При цьому, передача вхідних та вихідних пакетів документів здійснюється між територіальними підпозділами ЦНАП. Відповідальним за передачу документів в територіальному підрозділі ЦНАП визначається керівник терпідрозділу ЦНАП.

42. Після отримання справи уповноважений представник суб’єкта надання адміністративної послуги зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до акту прийому-передачі заяв та документів щодо надання адміністративних послуг та /або на супровідному листі справи.

43. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами ЦНАП.

44. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:

1) своєчасно інформувати ЦНАП про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;

2) надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора ЦНАП про хід розгляду справи;

3) здійснювати електроний документообіг з ЦНАП;

4) вести облік консультацій суб’єктів звернення, шляхом занесення відповідної інформації до електронного реєстру.

У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор ЦНАП має право інформувати про це керівника ЦНАП та суб’єкта надання адміністративної послуги.

 

Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення

 

 45. Суб’єкт надання адміністративної послуги протягом терміну, визначеного для конкретної адміністративної послуги, забезпечує вирішення справи по суті (розгляд, прийняття рішення, підготовку та оформлення відповідного документа, відмови, виконання інших заходів), формує вихідний пакет документів та надає до ЦНАП в паперовій формі та за допомогою електронної програми документообігу.

Передача вихідних пакетів документів від суб’єктів надання адміністративних послуг до ЦНАП здійснюється не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги та не пізніше одного робочого дня до закінчення граничного строку надання адміністративної послуги.  Передача вихідних пакетів документів у паперовій формі здійснюється за актом прийому-передачі результатів надання адміністративних послуг (та/або супровідним листом справи), в якому зазначається дата, прізвище, ім’я, по батькові відповідальних посадових осіб, які здійснюють зазначений прийом-передачу документів.

46. Адміністратор не пізніше наступного робочого дня після отримання вихідного пакета документів у паперовому вигляді повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єкта звернення у замовлений суб’єктом звернення спосіб (телефоном, електронною поштою чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку).

 47. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під роспись (у тому числі його уповноваженому представникові) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.

48. У разі незазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання в ЦНАП протягом двох місяців відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку, якщо інше не передбачено законодавством. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та іншої контактної інформації вихідний пакет документів зберігається протягом тримісячного строку в ЦНАП, а потім передається для архівного зберігання, якщо інше не передбачено чинним законодавством.

49. У разі, коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор ЦНАП реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі реєстрації (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єктові звернення.

50. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори і керівник ЦНАП.

51. Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу у паперовій (копія) та/або електронній (відскановані документи) формі зберігається в ЦНАП, зокрема заява суб’єкта звернення, результат надання адміністративної послуги, другий примірник опису вхідного пакета документів, документ, що підтверджує повноваження представника суб’єкта звернення, документ, що підтверджує плату за надання адміністративної послуги. У справі можуть зберігатися інші документи, що відносяться до зазначеної справи.

 Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.